Zapier & Make 사용법 완전정복 – 업무 자동화로 야근 줄이는 2025 실전 가이드

반복되는 업무, 이제 자동화하세요. Zapier와 Make를 활용해 야근을 줄이고 생산성을 높이는 실전 자동화 전략을 한눈에 정리했습니다.

반복 작업이 야근을 부른다

“이건 사람이 할 일이 아닌데…” 하루에도 몇 번씩 이런 생각이 드는 업무가 있습니다. 같은 이메일을 반복해서 보내고, 복사와 붙여넣기로 보고서를 정리하며, 구글 시트 데이터를 다른 시스템에 옮기는 일. 이러한 반복 작업은 창의성도, 판단력도 필요하지 않지만 우리 시간의 상당 부분을 잡아먹습니다. 실제로 조사에 따르면 일반적인 직장인의 업무 중 약 30% 이상이 이러한 반복성 높은 작업에 소요된다고 합니다.

이러한 루틴은 시간이 지날수록 피로를 누적시키고, 결국 야근으로 이어지기 쉽습니다. 하지만 다행히도 최근 몇 년 사이, 업무 자동화를 통해 이 문제를 해결하고자 하는 흐름이 빠르게 확산되고 있습니다. 특히 노코드 기반의 자동화 도구인 Zapier와 Make는 기업과 프리랜서 모두에게 반복 업무를 줄이고 생산성을 높일 수 있는 실전 도구로 자리잡고 있습니다.

왜 업무 자동화가 필요한가?

업무 자동화의 첫 번째 이유는 ‘숨겨진 비용’을 절감하는 데 있습니다. 단순 반복 작업이 누적되면, 인건비 측면에서 막대한 손실을 유발합니다. 예를 들어, 하루 2시간씩 반복 작업을 한다면 한 달 44시간, 연간으로는 528시간이 낭비됩니다. 월급 300만원 기준으로 계산하면 시간당 약 17,000원, 연간 약 897만 원에 해당하는 인건비가 비효율적으로 사용되는 셈입니다. 여기에 자동화 툴의 연간 비용이 100만 원 내외라고 가정하면, 도입만으로도 연간 약 800만 원의 순이익을 얻을 수 있습니다.

자동화는 단순히 ‘일을 줄이는 기술’이 아닙니다. 반복적인 수작업에 소모되는 시간과 에너지를 줄임으로써, 직원들이 보다 창의적이고 전략적인 업무에 집중할 수 있는 환경을 만들어줍니다. 이는 결국 업무 만족도 향상과 조직 전체의 생산성 증대로 이어집니다.

Zapier: 간단하고 빠르게 시작하는 자동화

Zapier는 ‘A 앱에서 어떤 일이 발생하면, B 앱에서 자동으로 무언가를 수행한다’는 방식으로 작동하는 노코드 자동화 도구입니다. 대표적으로 구글 시트, 지메일, 슬랙, 노션 등과 연동이 뛰어나며, 초보자도 쉽게 워크플로우를 설계할 수 있도록 직관적인 인터페이스를 제공합니다.

Zapier에서 자동화 흐름은 ‘Zap’이라는 단위로 구성됩니다. 이 안에는 자동화를 시작하는 조건인 ‘Trigger’, 그리고 이에 따라 실행되는 ‘Action’이 포함됩니다. 예를 들어, 구글 폼 응답이 제출되면 슬랙 알림이 자동으로 전송되는 흐름도 간단하게 구성할 수 있습니다.

다만 Zapier는 선형적 구조(A → B → C)의 흐름에 최적화되어 있어, 복잡한 조건 분기나 병렬 처리는 제한적입니다. 또한 일정 규모 이상의 데이터를 처리할 경우 속도가 느려지거나 작업 제한이 발생할 수 있습니다. 요금제는 월 5개 Zap과 100 Tasks까지는 무료이나, 그 이상은 유료로 전환됩니다. 가장 기본적인 유료 요금제는 월 $29.99부터 시작합니다.

Make: 복잡한 흐름도 자유롭게 구현

Zapier가 ‘간편함’에 강점을 둔다면, Make는 복잡하고 정교한 자동화에 특화된 도구입니다. 시각적으로 구성된 플로우 차트를 기반으로 작업을 설계할 수 있으며, 병렬 처리나 조건부 분기, 고급 데이터 처리 등에서 매우 강력한 기능을 제공합니다.

예를 들어, 이메일 제목에 특정 키워드가 포함되어 있으면 고객에게 SMS를 보내고, 다른 경우에는 영업팀에게 슬랙 알림을 보내는 등의 복잡한 조건 분기를 쉽게 구현할 수 있습니다. 또한 Make는 데이터 포맷 변환, 예외 상황 처리, 오류 감지 및 자동 재시도 등의 기능도 탑재되어 있어, 안정성 측면에서도 높은 평가를 받고 있습니다.

요금제는 월 1,000회 작업까지는 무료이며, 유료 요금제는 월 $10.59부터 시작합니다. 동일 조건에서 Zapier 대비 약 50%가량 저렴한 편이며, 다량의 작업을 처리해야 하는 환경에서는 더욱 경제적인 선택이 될 수 있습니다.

어떤 업무를 자동화할 수 있을까?

업무 자동화의 가능성은 생각보다 훨씬 넓습니다. 예를 들어 마케팅 부서에서는 웹사이트 문의가 들어오면 CRM에 자동 등록되고, 슬랙 알림과 함께 고객 응답 메일이 자동 발송되는 흐름을 만들 수 있습니다. 블로그 포스팅 후에는 SNS 자동 업로드, 해시태그 추가, 분석 리포트 자동 저장까지도 가능합니다.

영업 부서의 경우 이메일 견적 요청이 들어오면 구글 시트에 자동 정리되고, 이를 기반으로 견적서가 생성되어 고객에게 자동 발송될 수 있습니다. 인사관리 측면에서는 입사 확정 시 계정 생성, 장비 신청, 교육 스케줄 안내까지도 자동화할 수 있습니다.

자동화를 도입하는 단계별 전략

업무 자동화의 성공적인 시작을 위해서는 체계적인 접근이 필요합니다. 우선, 반복 작업을 분석하고 자동화 우선순위를 설정하는 것이 중요합니다. 자주 발생하면서도 시간이 오래 걸리는 업무가 최우선 대상이 됩니다. 이후 Zapier나 Make 중 적합한 도구를 선택해야 하는데, 단순한 업무라면 Zapier, 복잡하거나 대규모 데이터가 필요한 경우에는 Make가 더 적합합니다.

도입 초기에는 복잡한 워크플로우보다는 간단한 파일럿 프로젝트로 시작하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 구글 폼 응답이 오면 슬랙에 알림을 보내는 정도의 자동화부터 출발한 후 점차 확장해나가는 방식이 안정적입니다.

고급 기능과 실전 사례

실전 자동화는 다양한 고급 기능과 함께 발전합니다. Make는 웹훅(Webhook)을 활용하여 외부 시스템과의 실시간 연동을 지원하며, 조건부 자동화를 통해 다양한 상황에 따른 처리 분기를 설정할 수 있습니다. 또한 전화번호 포맷 정리, 이메일 도메인 분류, 날짜 형식 통일 등의 데이터 전처리 기능도 매우 유용합니다.

실제 사례를 살펴보면, 한 마케팅 에이전시는 Zapier를 통해 구글 애널리틱스와 페이스북 광고 데이터를 자동 수집하고 이를 기반으로 고객 리포트를 자동 생성·발송함으로써 하루 3시간 이상 소요되던 업무를 30분으로 단축했습니다. 야근 빈도는 무려 80%가 감소했습니다.

또 다른 사례로는 Make를 도입한 중소형 쇼핑몰이 있습니다. 이들은 주문 수집부터 재고 확인, 송장 출력, 고객 알림에 이르는 전 과정을 자동화하면서 주문 처리 시간을 70% 줄이고, 업무 실수율도 획기적으로 낮추는 데 성공했습니다.

미래 전망과 주의사항

앞으로 업무 자동화는 AI와의 결합을 통해 더욱 고도화될 것으로 예상됩니다. GPT 모델과 연동하여 자동 이메일 응답, 회의록 요약, 다국어 번역 등을 구현할 수 있으며, 이미지 인식(OCR)을 통한 문서 분류, RPA(로보틱 프로세스 자동화)와의 하이브리드 자동화도 활발히 이루어질 것입니다.

하지만 자동화를 도입할 때 주의할 점도 분명합니다. 처음부터 지나치게 복잡한 워크플로우를 구성하면 오히려 실패 확률이 높아집니다. 따라서 단순한 과제부터 시작해 성공 경험을 축적하고, 점진적으로 확장해 나가는 것이 좋습니다. 내부 커뮤니케이션도 중요합니다. 자동화는 단지 ‘툴을 도입하는 일’이 아니라 ‘일하는 방식 자체를 바꾸는 일’이기 때문입니다.

 

Zapier와 Make는 단순한 기술 도구가 아니라, 반복 업무를 줄이고 팀의 에너지를 전략적으로 재배치하는 강력한 자동화 파트너입니다. 반복되는 작업에 쏟던 시간과 에너지를 아껴 더 가치 있는 일에 집중할 수 있도록 도와줍니다.

지금 이 순간에도 당신의 업무에는 자동화할 수 있는 기회가 숨어 있습니다. 오늘부터 시작해 보세요. 업무 방식이 바뀌면, 삶의 방식도 달라질 수 있습니다.