Zapier 무료 버전으로 가능한 자동화 5가지: 초보도 가능한 업무 자동화의 첫걸음

Zapier는 복잡한 코딩 없이도 앱과 앱을 연결해 업무를 자동화할 수 있는 대표적인 툴입니다. 무료 버전으로도 실무에 바로 적용 가능한 자동화 루틴 5가지를 정리했습니다.

 

 

왜 Zapier인가? 반복 업무를 줄이는 자동화 플랫폼

업무 자동화는 이제 선택이 아닌 필수가 되었습니다. 매일 반복되는 수작업을 줄이면 시간을 절약하고, 에러를 줄이며, 핵심 업무에 더 집중할 수 있기 때문이죠. Zapier는 이런 자동화를 비개발자도 쉽게 구현할 수 있는 대표적인 툴로, 수많은 스타트업과 프리랜서, 1인 사업자들이 사용하고 있습니다.

Zapier의 가장 큰 강점은 코딩 지식이 없어도 다양한 앱을 연결해 ‘자동화 흐름(Zap)’을 만들 수 있다는 점입니다.

무료 플랜에서도 다음과 같은 조건으로 실용적인 자동화 루틴을 구성할 수 있습니다:

• 최대 5개의 Zap (자동화 시나리오)
• 월 100개의 태스크 실행 가능
• 실시간이 아닌 15분 단위 실행 주기
• 다단계 흐름은 불가능하지만, 단일 연결은 가능 (예: 하나의 트리거와 하나의 액션으로 구성된 자동화)

기본 개념 Zapier에서 자동화 시나리오 하나를 Zap이라고 부릅니다. 이 Zap은 기본적으로 ‘트리거(Trigger) → 액션(Action)’ 구조로 작동합니다. Action (액션): 트리거가 발생했을 때 실행되는 작업  예: "그 응답을 구글시트에 자동 기록"

 

구분	무료플랜	유료플랜
트리거 개수	1개	1개
액션 개수	1개만 가능	여러 개 가능
필터·조건 분기	❌ 불가	✅ 가능
포맷터(문자열 가공 등)	❌ 불가	✅ 가능
복잡한 워크플로우 구성	❌ 불가	✅ 가능

 

실무에 유용한 Zapier 무료 자동화 루틴 5가지

아래는 Zapier 무료 플랜으로 설정 가능한 실무 자동화 루틴 예시 5가지입니다. 특정 앱에만 국한되지 않고 다양한 직무에 적용할 수 있어 초보자 입문용으로도 매우 적합합니다.

1. Google Form → Google Sheets 자동 입력
   • 활용 분야: 설문 수집, 고객 정보 입력, 회의 신청
   • Google Form으로 수집한 응답을 매번 수작업으로 시트에 붙여넣는 작업은 번거롭고 실수도 잦습니다. Zapier를 사용하면 새 응답이 들어올 때마다 자동으로 Google Sheets에 실시간으로 기록되므로 수작업이 전혀 필요 없습니다. 이 기능은 마케팅팀, 교육 기관, CS 부서 등 대량 데이터를 반복 입력하는 조직에 특히 유용합니다.
   • Zapier은 Google Form의 '새로운 응답'을 트리거로, Google Sheets의 '행 추가'를 액션으로 하는 단일 연결 자동화입니다.
2. Gmail → Slack 자동 알림 전송
   • 활용 분야: 고객 대응, 긴급 이슈 파악, 실시간 커뮤니케이션
   • Gmail에 특정 키워드(예: "긴급", "취소 요청")가 포함된 이메일이 도착하면 Zapier가 이를 감지해 지정된 Slack 채널로 자동으로 메시지를 보냅니다. 이를 통해 팀원 전체가 이메일을 열지 않아도 중요 메일을 놓치지 않고 빠르게 대응할 수 있는 체계를 구축할 수 있습니다.
   • Gmail의 '새로운 이메일(필터링 포함)'이 트리거가 되고, Slack의 '채널 메시지 전송'이 액션이 되는 단일 자동화입니다.
3. Google Calendar → Slack 일정 리마인더
   • 활용 분야: 일정 관리, 팀 회의 알림, 루틴 업무 체크
   • 회의 일정이나 업무 마감 시점을 놓치는 일이 잦다면, 캘린더 연동을 통한 자동 리마인더 설정이 필수입니다. Zapier를 통해 Google Calendar의 이벤트 시작 10분 전에 Slack으로 알림 메시지를 자동 발송하게 설정하면, 팀원 전체가 개별 알림을 설정하지 않아도 회의나 마감일을 인식하고 준비할 수 있는 시스템이 됩니다. 리마인더 내용도 "회의가 곧 시작됩니다. Zoom 링크: [링크]"처럼 상세하게 설정할 수 있어 실용성이 높습니다.
   • Google Calendar의 '이벤트 시작 임박'이 트리거가 되고, Slack의 '채널 메시지 전송'이 액션이 되는 단일 연결입니다.
4. RSS 피드 → Notion 데이터베이스 저장
   • 활용 분야: 트렌드 수집, 뉴스 큐레이션, 마케팅 인사이트 정리
   • 업계 뉴스나 특정 키워드를 추적해야 하는 팀이라면, 매일 웹사이트를 수동으로 방문할 필요 없이 RSS를 활용한 자동 수집 시스템을 만들 수 있습니다. Zapier를 사용해 특정 블로그나 미디어의 RSS 피드가 업데이트되면, 해당 내용이 자동으로 Notion 페이지에 저장되도록 설정합니다. 이를 통해 뉴스 큐레이션 업무를 자동화하고 정보 아카이브를 체계적으로 유지할 수 있습니다. 마케터, 전략기획자, 연구자에게 매우 유용한 루틴입니다.
   • RSS의 '새로운 항목'이 트리거가 되고, Notion 데이터베이스에 '새로운 데이터베이스 항목 생성'이 액션이 되는 단일 자동화입니다.
5. Trello 카드 이동 시 이메일 자동 전송
   • 활용 분야: 업무 완료 보고, 클라이언트 커뮤니케이션, 승인 요청
   • 프로젝트 관리 툴 Trello를 사용할 경우, 카드가 ‘완료’ 리스트로 이동하면 자동으로 관련자에게 이메일을 발송하는 시스템을 Zapier로 구축할 수 있습니다. 예를 들어, 디자이너가 완료한 디자인 작업을 ‘완료’ 칸으로 옮기면, 자동으로 “디자인 시안이 완료되었습니다. 확인 부탁드립니다.”라는 메일이 발송됩니다. 업무 흐름과 커뮤니케이션이 자연스럽게 연결되어 누락이나 지연 없이 진행되도록 돕습니다.
   • Trello의 '카드가 다른 리스트로 이동할 때'가 트리거가 되고, Gmail(또는 다른 이메일 서비스)의 '이메일 전송'이 액션이 되는 단일 연결입니다.

실전 팁: Zapier 무료 플랜, 이렇게 활용하세요

무료 플랜은 월 100개의 태스크 제한이 있기 때문에, 반드시 '효율이 높은 단순 루틴'을 우선 적용해야 합니다.

추천 우선순위:

• 수작업 반복이 잦은 업무: 이메일 → 슬랙 알림, 폼 → 시트 자동 입력
• 알림·리마인드 기반 루틴: 캘린더 → 슬랙 알림, Trello 카드 이동 → 메일 알림
• 정보 수집 자동화: RSS → 노션 데이터베이스 저장, 신규 고객 → CRM 등록 (CRM 앱 연동 시)

또한, Zapier는 연결된 앱의 권한 설정과 필터링 기능도 제공합니다. 업무 중복 방지와 정보 유출 방지를 위해 각 계정 설정도 함께 관리하는 것이 중요합니다.

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도입 효과: 실제 성과는 얼마나 되나?

아래는 Zapier와 같은 자동화 툴 도입 전후의 일반적인 변화를 보여주는 예시입니다. 실제 성과는 조직별 업무 특성에 따라 달라질 수 있습니다.

항목	도입 전	도입 후
이메일 수작업 정리	하루 1시간	자동 알림으로 10분 이내 확인
회의 알림 누락 건수	월 평균 6건	거의 0건
업무 완료 알림 지연	자주 발생	실시간 자동 발송
정보 수집 정리 시간	일 평균 30분	자동 축적 후 일주일 단위 검토로 전환

 

 

작은 자동화가 조직 전체의 흐름을 바꾼다

Zapier는 대규모 시스템이 아닙니다. 하지만 작은 자동화 루틴 하나가 실무에 큰 변화를 가져올 수 있습니다. 특히 무료 버전에서도 충분히 실효성 있는 흐름을 설계할 수 있기 때문에, 업무에 자동화를 처음 도입해보려는 분들에게 매우 유용한 출발점이 됩니다.

시간을 줄이고, 실수를 줄이며, 핵심 업무에 더 집중하고 싶다면 Zapier의 무료 자동화 루틴부터 실천해 보시기 바랍니다.